Front- & Back-Office-Kraft mit Gremienbetreuung (m/w/d) 30-40 h / unbefristet Die Bundeskammer der Ziviltechniker:innen (ZT) ist als Interessensvertretung verpflichtet, die gemeinsamen beruflichen, sozialen und wirtschaftlichen Interessen der Architekt:innen und Zivilingenieur:innen aktiv zu fördern und zu gestalten.

Interessenspolitische Entscheidungen werden dabei zunehmend auf Europäischer Ebene gefällt.

ZT sind staatlich befugte und beeidete Architekt:innen und Zivilingenieur:innen, deren geistige Planungsdienstleistungen nicht selten über die Sicherheit von Menschen entscheiden.

Die Bandbreite der Befugnisse der ZT ist enorm: Sie reicht u.a.

von Bauwesen, über Vermessungswesen, Kulturtechnik und Wasserwirtschaft, Chemie, Physik, Raumplanung und Kreislaufwirtschaft bis hin zu Forstwirtschaft und Geographie.

ZT sind ausschließlich ihren Auftrageber:innen und dem Allgemeinwohl verpflichtet.

Ihre Aufgaben: Empfangssekretariat: Betreuung der Telefon- und Mailzentrale sowie der Poststelle Kontrolle und Bearbeitung des Rechnungseingangs Gästebewirtung Diverse Korrespondenzen in Deutsch und Englisch (Internationale) Reiseorganisation mit Hotel- und Flugbuchungen Büroorganisation: Bestellungen, allgemeine Back-Office-Aufgaben (z.

B.

Paketversand, Koordination Reparaturmaßnahmen etc.) Technische Betreuung von Sitzungen und Online-Meetings (Zoom, Go To Meeting, Microsoft Teams und audiovisuelle Geräte) Administrative Betreuung von Funktionär:innen Unterstützung des gesamten Teams in administrativen und operativen Belangen (Recherchen, Führen von Listen, Vorbereitung von Unterlagen und Daten, Datenbankpflege etc) Gremienbetreuung: Inhaltliche und administrative Betreuung einzelner Gremien (Ausschüsse) der Bundeskammer, diese umfasst: Erstellen von Tagesordnungen in Abstimmung mit den zuständigen Funktionär:innen und Vorsitzenden des Gremiums Management der inhaltlichen Abstimmungen der Gremien organisatorische, technische und inhaltliche Vorbereitung der Sitzungen die Protokollführung und -kontrolle sowie die Nachbereitung von Sitzungen Organisation von Klausuren und Veranstaltungen Reiseorganisation; Location-Management, Dokumentation Einspringen bei Verhinderung anderer Gremienbetreuer:innen Die effiziente Umsetzung diverser Projekte, die in den betreuten Gremien erarbeitet werden: Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern Projektabwicklung in Abstimmung mit den Kolleg:innen und Funktionär:innen Wir suchen eine engagierte Person mit: Viel Organisationstalent Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit Stressresistenz, gutem Zeitmanagement und selbständigem Abarbeiten von Aufgaben Offenheit, Freundlichkeit und exzellenten Umgangsformen und souveränem Auftreten Teamfähigkeit Sehr guten EDV-Kenntnissen Sehr guter Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch Ausbildung und/oder Erfahrung in Büroorganisation bzw.

Front-Office Erfahrungen mit Content-Management-Systemen (typo3) und Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil Praktische Erfahrung in der Gremienbetreuung, in der kommunalen Verwaltung oder einer Interessensvertretung sind von Vorteil! Wir bieten ein sehr abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet ein hervorragendes Arbeitsklima in einem großartigen Team einen krisensicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage von Wien Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten Möglichkeit zu Home-Office und flexiblem, selbständigen Arbeiten Mindestbruttogehalt ab 2.700,- Euro monatlich (bei 40 Stunden Vollzeit) Ihr nächster Schri Bewerben Sie sich bitte vorzugsweise via E-Mail an bewerbung@arching.at.

Wir freuen uns auf das persönliche Kennenlernen.